Est-ce que vous vous souvenez de tous vos dossiers ? de vos tâches ? de l’état de vos délégations ? Bref… avez-vous une super mémoire ? Si oui, passez votre chemin.

Sinon, l’utilisation de la suite office et d’un outil en particulier, OneNote, devrait vous intéresser. a chaque fois que je l’ai présenté à des collègues ou des chefs d’entreprise, il a très vite été adopté. Pour vos premiers pas sur ce logiciel, suivez-moi, c’est par ici…

OneNote, qu’est-ce que c’est ?

C’est un outil de la suite Office. Disponible sur PC, MAC ou ANDROID, vous pouvez cliquer sur les liens suivants pour en savoir plus :
ou

 

Quant à la version que vous préférerez, entre la version 365 ou la version classique, je vous invite à lire le dossier superbienfaitpourlesnontechniques du journal du net. Personnellement j’utilise la suite installée à l’ancienne. Elle est plus complète que la version allégée disponible sur le web.

Une fois installé, je vous laisse ouvrir OneNote.

Découverte

OneNote est un ensemble de blocs-notes, avec des intercalaires et des pages. Vous les modulez à souhait. Vous pouvez les partager aussi.

Pour créer votre classeur, allez sur Nouveau/nouveau bloc-notes.

A ce stade, vous choisissez de le placer dans votre drive, accessible sur d’autres appareils connectés à votre compte Google, ou sur votre PC ou réseau interne. Et vous lui donnez un nom, en fonction de la destination ou du thème de ce bloc-notes.

Principes

Chaque bloc-notes peut être déplaçable et partagé. Dans chaque bloc-notes, on ajoute des intercalaires en fonction des besoins. Sous ces intercalaires, on y mets des pages. Dans ces pages, comme dans un classeur, on écrit. Mais on peut y mettre des pages web, des images, des mails, des tâches, des tableaux excel, des dessins… Enfin, OneNote peut servir de magnétophone pour enregistrer des réunions par exemple.

Chaque page a un titre avec une date et une heure de création. Elle peut être déplacée d’un seul clic-glissé d’un intercalaire à l’autre, et même d’un bloc-notes à l’autre.

Enfin le top, tout est sauvegardé automatiquement. Quoi de plus complet pour s’organiser ?

Comment j’utilise OneNote…

OneNote sans les indicateurs serait peu intéressant. Les indicateurs sont des “gadgets” à première vue dans l’accueil du logiciel. Il y a : mail, téléphone, à faire… Ils sont totalement personnalisables. On les place à tous les niveaux d’une page, depuis le titre jusqu’au corps de texte.

On peut ensuite les suivre dans “synthèse des indicateurs”. Quand on clique sur cet item, l’écran laisse apparaître à droite des notes l’ensemble des indicateurs. La subtilité réside donc dans l’intitulé des indicateurs mis en place au départ.

Personnellement en tant que cadre intermédiaire, j’ai un indicateur “délégation avec le prénom de chaque délégué”, mais aussi un indicateur “pour réunion de service” ou encore “N+1” pour mes points dossiers avec mon supérieur hiérarchique.
Au total, je dois en avoir une vingtaine. Quand je lance ma synthèse d’indicateurs, ils sont classés par indicateur. Je n’oublie donc rien quand je suis en point avec un de mes collaborateurs. Et je coche ou décoche en fonction de l’avancée de tel ou tel dossier.

Je peux aussi effectuer des recherches avec la fonction “recherche” justement.

Jumeler ses notes sur Outlook

Une fois les indicateurs décrits, on pense qu’on a tout dit. Pas du tout en fait. Ce logiciel interagit avec le reste de la suite office, et donc Outlook.

Au quotidien, je transfère mes mails importants vers OneNote et je les annote. J’utilise sur OneNote ensuite la fonction “assurer un suivi” pour donner une échéance à mes tâches. Cela s’affichera avec mes notifications Outlook mais aussi avec mon suivi de mes indicateurs OneNote.

OneNote est aussi utilisé pour toutes mes réunions. J’ai créé un modèle qui me sert pour mes compte-rendus de réunion. En effet, e travaille aussi avec des non-utilisateurs de OneNote et le logiciel propose des partages sous forme de PDF. Nickel pour mes communications mail.

J’utilise OneNote depuis 5 ans et je n’aurais jamais pu atteindre mon niveau d’efficacité sans ce bijou. Cela m’a apporté du gain de temps, de la crédibilité face à mes interlocuteurs et un meilleur sens de l’organisation.

 

 

Vous souhaitez aller plus loin ?

Vous ne savez pas par où commencer ?

Voici deux ateliers en ligne pour vous guider pas à pas. En cliquant sur l’image, vous pourrez découvrir en détail l’accompagnement que je vous propose :

 

       

 

 

 

 

 

 

 

Optimiser son suivi d’activité grâce à OneNote
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4 réflexions au sujet de « Optimiser son suivi d’activité grâce à OneNote »

  • Bonjour,
    Merci pour les informations et conseils que tu partages, je teste One Note depuis une semaine du coup, ma collègue également. Nous pouvons échanger de cette manière avec nos responsables élus (en espérant qu’ils y trouvent leurs comptes). Est ce qu’il existe des “trucs” pour faire depuis le logiciel One note des diagrammes, mind map et autres?
    A tout hasard, pourrait-on avoir un modèle de compte rendu. Nous cherchons toujours à les peaufiner, mais nous ne savons pas toujours comment les améliorer.
    Merci d’avance,

    1. Bonjour Adeline

      Merci de tes commentaires. Je prépare de prochains articles sur le sujet. De nouveaux articles sur ce super outil sont en cours de préparation. A bientôt.

  • Bonjour,
    Merci pour votre article.
    J’ai adopté la Synthèse des indicateurs d’une manière similaire à la vôtre, mais je n’avais pas pensé à créer un indicateur “Réunion de service”, ni N+1 : très bonne idée pour pousser la logique jusqu’au bout !
    J’ai aussi un Modèle de page, que j’utilise non seulement pour mes réunions (avec 3 colonnes : Sujet / Responsable / Délais), mais aussi pour noter ce que j’ai à faire au quotidien, un peu à la manière d’un “bullet-journal”. Dans ce cas, je trouve utile d’avoir une section “vierge” (sans Modèle de Page) attenante à la principale, dans laquelle je fait tourner la Synthèse des indicateurs (sinon la synthèse entre en conflit avec le Modèle de page défini par défaut sur la section principale). Ainsi je peux utiliser une troisième fonctionnalité de OneNote : les fenêtres ancrées, pour disposer d’une fenêtre (à droite) avec la synthèse des indicateurs, et une fenêtre à gauche avec le détail (ou contexte) de chaque action auquel fait référence la synthèse des indicateurs. Certes un peu compliqué au début, mais puissant une fois maîtrisé !
    Le “workflow” complet est décrit dans cet article : http://bit.ly/OneNoteTaches
    J’espère qu’il vous donnera des idées !

    1. Merci de votre commentaire Labelle et votre lien est très sympa bravo. Pour mes notes perso, je tiens au quotidien un cahier de bord, toujours sur One NOTE. Fan de sketchnoting, j’utilise mon pen pour sketchnoter et partager mes notes. Au plaisir de vous lire

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